In Klanten staan alle klanten van je winkel. Elke reparatie, verkoop, offerte en online aanvraag hoort bij een klant. Per klant zie je de contactgegevens, alle reparaties en aankopen, en wat er nog betaald moet worden.
Waar je het vindt
Klanten staat in de zijbalk in de groep Beheer. Een klant vind je ook met het zoekveld in de zijbalk (Ctrl K of ⌘ K).
De klantenlijst
De lijst toont per klant het Klantnr., de naam, het Bedrijf, het e-mailadres, het telefoonnummer, het aantal reparaties, een beschrijving en de status. Zoek bovenaan op elk van die gegevens. Klik op een klant om het klantprofiel te openen.
Elke klant krijgt een vast klantnummer, zoals K-000123, één reeks voor de hele winkel. Een klant van vóór de klantnummers krijgt zijn nummer zodra je hem opent of bewerkt.
Een klant toevoegen
Je kunt een klant op twee manieren aanmaken: snel bij een reparatie, of volledig op de klantenpagina en aan de kassa.
Snel formulier
Bij het aannemen van een reparatie vul je alleen naam, telefoon en e-mail in. Het telefoonnummer is verplicht. Via Meer gegevens vul je desgewenst ook de rest in. Zie het hoofdstuk Reparaties.
Volledig formulier
- Klik op de klantenpagina rechtsboven op Klant toevoegen.
- Vul de gegevens in: aanhef, voorletters, voornaam, tussenvoegsel en achternaam, geboortedatum, adres met straat, huisnummer, postcode en plaats, telefoon en een tweede telefoon, e-mail, mailvoorkeur en interne notities.
- Sla de klant op.
Een Nederlandse postcode schrijf je als 1234 AB. Is het telefoonnummer al bekend bij een andere klant, dan biedt Repairflow die bestaande klant aan.
Het klantprofiel
Het profiel toont van boven naar beneden:
- De kop met naam en klantnummer.
- Een melding als de aanhef of het adres nog ontbreekt.
- Cijfers over bezoeken, zoals het totaal aantal reparaties, het eerste en het laatste bezoek.
- Cijfers over verkopen: het aantal verkopen, de omzet en wat er nog Openstaand is. Dit blok zien alleen de eigenaar en de manager.
- Contactgegevens.
- Reparatiegeschiedenis, met per reparatie de categorie, status, datum en het totaal.
- Verkopen en facturen, de bonnen en facturen van deze klant.
- Abonnementen, met de knop Nieuw abonnement.
- Interne notities, alleen zichtbaar voor je team.
Gegevens wijzigen
Klik in het profiel op Bewerken. Rechts opent het volledige formulier met de actuele gegevens. Wijzig wat nodig is en sla op. Vanuit een reparatie kan het ook, met Klantgegevens bewerken.
Oude klantgegevens aanvullen
Klanten van vóór het volledige formulier hebben soms alleen een naam en een adres als losse tekst. Open je zo’n klant, dan stelt Repairflow een splitsing voor in voornaam, achternaam, straat, huisnummer en postcode. Controleer het voorstel en sla op. Zolang je niet opslaat, blijft de melding terugkomen; er wordt niets vanzelf gewijzigd.
Mailvoorkeur
- Nog niet gevraagd: de standaard. Verzoeken om een review worden verstuurd.
- Ja, mag mail ontvangen: reviewverzoeken worden verstuurd.
- Nee, geen mail: de klant krijgt geen reviewverzoeken.
Berichten over de reparatie zelf, handtekeningverzoeken, bonnen, facturen en offertes worden altijd verstuurd, wat de mailvoorkeur ook is.
Zakelijke klanten
Vul de bedrijfsnaam in, en eventueel het btw-nummer en het KvK-nummer van acht cijfers. Een klant met een bedrijfsnaam is een zakelijke klant. Bedrijfsnaam, btw-nummer en KvK-nummer komen op de factuur en de creditnota. Aan de kassa wordt een betaling van een zakelijke klant automatisch een betaalde factuur.
Een klant verwijderen
Kies Verwijderen in het menu van de klant. Heeft de klant reparaties, dan kies je:
- Alleen klant verwijderen: de klant verdwijnt uit je lijst, de reparaties blijven beschikbaar.
- Klant en gegevens verwijderen: naam, telefoon en e-mail worden geanonimiseerd en open reparaties worden geannuleerd.
In beide gevallen blijven de financiële gegevens bewaard, zoals de wet vraagt.
Klantportaal
Je klant kan zelf inloggen op my.repairflow.eu met het e-mailadres dat op zijn klantkaart staat. Hij krijgt een inloglink per e-mail en ziet daar zijn reparaties en documenten. Zorg dus dat het e-mailadres klopt. Past de klant zelf zijn gegevens aan, dan krijg je een melding. Zie het hoofdstuk Klantportaal.
Wie mag wat
- Eigenaar en Manager: alles, ook de verkoopcijfers, het openstaande bedrag en de abonnementen in het profiel.
- Monteur: klanten bekijken, toevoegen, wijzigen en verwijderen.
- De verkoopcijfers en het blok Abonnementen zijn voor een monteur verborgen.
Tips
- Vul bij een vaste klant het volledige profiel in, dan staat alles netjes op bonnen en facturen.
- Gebruik Interne notities voor afspraken die de klant niet hoeft te zien.
- Zet de mailvoorkeur op Nee, geen mail als een klant geen reviewverzoek wil.
Bijgewerkt op