De agenda brengt alles samen wat met tijd te maken heeft: ingeplande reparaties, afspraken met klanten, de diensten en het verlof van je team en taken met een einddatum. Je plant er reparaties in door te slepen, en de agenda werkt zichzelf bij als iemand anders iets wijzigt.
Waar je het vindt
Agenda staat in de zijbalk in de groep Beheer, tussen Aanvragen en Klanten. Links op de pagina staat het zijpaneel met de knop Toevoegen en de kaarten Weergeven op agenda, Medewerkers, Status en Niet ingepland. Op een telefoon open je dat paneel met de menuknop in de werkbalk.
Weergaven
Kies bij Weergave hoe je de agenda bekijkt:
- Maand: het hele maandoverzicht.
- Week: zeven dagen met tijden, de standaard op een computer.
- Dag: één dag in detail, de standaard op een telefoon.
- Agenda: een lijst van de week, of op een telefoon van de dag.
Met de pijltjes ga je naar de vorige of volgende periode, met Vandaag spring je terug naar nu. De week begint op maandag. Repairflow onthoudt de weergave die je het laatst gebruikte.
Een reparatie inplannen
Een ingeplande reparatie is het tijdvak waarin aan het toestel gewerkt wordt. Er zijn drie manieren om er een in te plannen.
Vanuit Niet ingepland
- Klap in het zijpaneel de kaart Niet ingepland open. Je ziet alle reparaties zonder geplande datum, met een zoekveld.
- Sleep een reparatie naar een tijdvak in de agenda.
- De reparatie wordt opgeslagen en verdwijnt uit de lijst.
Door te dubbelklikken
Dubbelklik op een leeg tijdvak. Je gaat naar een nieuwe reparatie waarin de datum en tijd al zijn ingevuld. Vul de rest in en sla op.
Vanuit de reparatie
Vul in de reparatie bij Planning de Geplande datum en de Duur (min) in en sla op. De standaardduur is 60 minuten. Zie het hoofdstuk Reparaties.
Een ingeplande reparatie kun je in de agenda verslepen naar een ander tijdstip. Dubbelklik erop om de reparatie te openen. Met de rechtermuisknop op een item open je een menu om het te bewerken of de planning te verwijderen.
Een afspraak maken
Een afspraak is een contactmoment met de klant, los van het werk aan het toestel.
- Klik op Toevoegen en kies Nieuwe afspraak.
- Kies het type: Intake, Diagnose, Ophalen, Bezorgen, Bezoek ter plaatse, Terugbellen of Overig.
- Kies de datum en tijd, de klant en eventueel de reparatie waar de afspraak bij hoort.
- Sla de afspraak op.
Een afspraak heeft een status: Gepland, Bevestigd, Afgerond, Geannuleerd of Niet verschenen. Een afspraak kan ook herhalend zijn, bijvoorbeeld een wekelijks teamoverleg. Sleep je over lege tijdvakken, dan krijg je een menu om voor die tijd direct een reparatie, afspraak of dienst toe te voegen.
Diensten en verlof
Zo zie je in de agenda wie er wanneer werkt en wie er afwezig is. Klik op Toevoegen en kies Dienst of verlof toevoegen.
Een dienst
Kies Dienst, de medewerker, de dagen en de begin- en eindtijd. Zet de dienst op herhalend voor een vast weekpatroon, of kies één datum. Diensten staan als groene blokken in de agenda.
Verlof
Kies Verlof, de medewerker, het Verloftype (Vakantie, Ziekteverlof of Vrije dag) en de begin- en einddatum. Eén verlofregel dekt meerdere dagen. Verlof staat als rode balk in de agenda, en reparaties die tijdens het verlof zijn ingepland krijgen een waarschuwing.
Zet iemand anders een dienst of verlof voor jou in, of wijzigt hij die, dan krijg je daar een persoonlijke melding van bij de bel rechtsboven. Alleen jij ziet die melding.
Taken
Taken met een einddatum kun je in de agenda tonen. Ze zijn paars, zodat je ze niet verwart met reparaties. Taken staan standaard uit; zet ze aan bij Weergeven op agenda.
Wat je ziet filteren
- Weergeven op agenda: zet per soort Reparaties, Diensten, Afspraken en Taken aan of uit.
- Medewerkers: klik op een medewerker om zijn items te verbergen of weer te tonen.
- Status: verberg reparaties en afspraken met een bepaalde status.
Conflicten
Bij het inplannen controleert Repairflow of het past. Je krijgt een waarschuwing als de medewerker op dat moment al iets heeft, verlof heeft of een overlappende dienst heeft, of als het tijdvak buiten je openingstijden valt. Wil je het toch, klik dan op Toch inplannen. Een duur korter dan 5 minuten of langer dan 8 uur kan niet.
Je tijdzone, de tijdnotatie en je openingstijden stel je in bij de instellingen van je winkel. Tijden buiten de openingstijden zijn in de agenda iets gedimd.
Tips
- Plan elke ochtend de reparaties uit Niet ingepland in, dan ziet het team wat er die dag ligt.
- Zet diensten op herhalend, dan hoef je ze maar één keer in te voeren.
- Verberg tijdelijk medewerkers die er niet zijn, zo blijft de week overzichtelijk.
Bijgewerkt op