Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en toepassing

Deze verwerkersovereenkomst geldt tussen de winkel die Repairflow gebruikt (de verwerkingsverantwoordelijke) en Repairflow (de verwerker). Zij is onderdeel van onze algemene voorwaarden en geldt automatisch zodra de winkel persoonsgegevens van haar klanten in de dienst zet. Een aparte ondertekening is niet nodig; de winkel kan deze pagina opslaan of afdrukken voor haar eigen administratie.

Begrippen als persoonsgegevens, verwerken, betrokkene en datalek hebben de betekenis uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

2. Waar het over gaat

Onderwerp en doel. Repairflow verwerkt persoonsgegevens in opdracht van de winkel met één doel: de dienst leveren waarmee de winkel haar reparaties, klanten, kassa, facturen en agenda bijhoudt, zoals beschreven op onze website.

Soorten gegevens. Naam, adres, telefoonnummers, e-mailadres, geboortedatum, bedrijfsgegevens en notities over klanten; toestelgegevens zoals merk, model, serienummer, IMEI en toegangscode; foto’s van toestellen; handtekeningen met tijdstip en IP-adres; reparatiehistorie; bonnen, facturen, offertes en betalingen; afspraken; inloggegevens en berichten van het klantportaal; e-mails die de winkel via de dienst aan klanten stuurt.

Betrokkenen. Klanten van de winkel, de contactpersonen van zakelijke klanten, en de medewerkers van de winkel voor wat de winkel over hen vastlegt, zoals diensten en verlof.

Duur. Zolang de overeenkomst tussen de winkel en Repairflow loopt, plus de periode van verwijdering uit artikel 9.

3. Instructies

Repairflow verwerkt de gegevens alleen op basis van de instructies van de winkel. Die instructies zijn: deze overeenkomst, de algemene voorwaarden en de keuzes die de winkel in de dienst maakt, zoals welke e-mails automatisch verstuurd worden, of het klantportaal aanstaat en welke gegevens een klant daarin ziet.

Repairflow verwerkt de gegevens niet voor eigen doelen, kijkt er niet in buiten wat nodig is voor beheer, beveiliging of een supportvraag van de winkel, en geeft ze niet aan derden, tenzij een wet dat verplicht. In dat geval laat Repairflow het de winkel vooraf weten, tenzij de wet dat verbiedt.

Vindt Repairflow dat een instructie in strijd is met de AVG, dan laat zij dat de winkel weten.

4. Verantwoordelijkheden van de winkel

De winkel is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking: dat zij een grondslag heeft voor de gegevens die zij vastlegt, dat zij haar klanten informeert, dat zij niet meer vastlegt dan nodig en dat zij gegevens verwijdert die zij niet meer nodig heeft. De winkel bepaalt zelf wie van haar medewerkers toegang krijgt en houdt die toegang actueel.

Toegangscodes van toestellen zijn gevoelig. De winkel legt ze alleen vast als dat voor de reparatie nodig is en verwijdert ze na afloop.

5. Geheimhouding en personeel

Iedereen die bij Repairflow toegang heeft tot de gegevens is gebonden aan geheimhouding en heeft alleen toegang voor zover dat voor het werk nodig is.

6. Beveiliging

Repairflow neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Op dit moment zijn dat in elk geval:

• versleutelde verbindingen (TLS) tussen gebruikers, de dienst en de database;
• versleutelde opslag bij de databasedienst en de bestandsopslag;
• wachtwoorden alleen gehasht; koppelingen met andere diensten versleuteld bewaard;
• scheiding van gegevens per winkel in de software, zodat een winkel nooit gegevens van een andere winkel ziet;
• rollen en rechten per gebruiker, door de winkel zelf in te stellen;
• een dagelijkse back-up, dertig dagen bewaard, met een beproefd herstelpad;
• bewaking met alarmen, logboeken en beperking van het aantal inlogpogingen;
• toegang tot productiegegevens beperkt tot wie die nodig heeft.

Repairflow mag deze maatregelen aanpassen zolang het beschermingsniveau niet lager wordt.

7. Subverwerkers

De winkel geeft Repairflow toestemming om de volgende subverwerkers in te schakelen:

OpenAI gebruikt deze gegevens niet om modellen te trainen en bewaart ze maximaal 30 dagen.

Repairflow sluit met elke subverwerker afspraken die minstens even streng zijn als deze overeenkomst en blijft tegenover de winkel verantwoordelijk voor wat een subverwerker doet.

Wil Repairflow een subverwerker toevoegen of vervangen, dan laat zij dat de winkel minstens dertig dagen vooraf per e-mail weten. Heeft de winkel een gegrond bezwaar, dan overleggen partijen; komen zij er niet uit, dan kan de winkel de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

Diensten die de winkel zelf aan Repairflow koppelt, zoals een betaaldienst of een groothandel, zijn geen subverwerkers van Repairflow. Daarvoor sluit de winkel haar eigen overeenkomst met die aanbieder.

8. Datalekken

Ontdekt Repairflow een inbreuk op de beveiliging die persoonsgegevens van de winkel raakt, dan meldt zij dat aan de winkel zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na constatering, op het e-mailadres van het account. De melding bevat wat er bekend is over de aard van de inbreuk, de betrokken gegevens en betrokkenen, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen maatregelen, en wordt aangevuld zodra er meer bekend is.

De winkel beslist of zij de inbreuk meldt aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkenen. Repairflow helpt haar daarbij met de informatie die zij heeft.

9. Teruggave en verwijdering

Tijdens de overeenkomst kan de winkel haar gegevens zelf inzien en bewerken in de dienst, en kan zij Repairflow vragen om een kopie in een gangbaar bestandsformaat.

Na het einde van de overeenkomst kan de winkel nog 30 dagen om zo’n kopie vragen. Daarna verwijdert Repairflow alle persoonsgegevens van de winkel uit de dienst binnen 30 dagen, dus uiterlijk 60 dagen na het einde. Back-ups waarin de gegevens nog staan, worden 30 dagen daarna automatisch verwijderd. Gegevens die Repairflow wettelijk moet bewaren, zoals de facturen van het abonnement, blijven zolang de wet dat voorschrijft.

10. Hulp bij rechten van betrokkenen en toezicht

Vraagt een klant van de winkel om inzage, correctie, verwijdering of overdracht, dan handelt de winkel dat af. De dienst biedt daarvoor de middelen: gegevens inzien, aanpassen en verwijderen; een kopie van de gegevens van één klant maken wij op verzoek. Komt een verzoek rechtstreeks bij Repairflow binnen, dan stuurt Repairflow het zonder inhoudelijke reactie door naar de winkel.

Repairflow helpt de winkel, voor zover dat redelijkerwijs kan, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, bij voorafgaande raadpleging van de toezichthouder en bij vragen van de toezichthouder.

11. Controle

De winkel mag één keer per jaar, en daarnaast als daar een concrete aanleiding voor is, controleren of Repairflow deze overeenkomst naleeft. Repairflow beantwoordt daarvoor eerst schriftelijke vragen en verstrekt beschikbare documentatie. Is daarmee niet aan de controlebehoefte voldaan, dan mag een onafhankelijke, aan geheimhouding gebonden deskundige een controle uitvoeren, aangekondigd minstens dertig dagen vooraf, tijdens kantooruren en zonder de dienst voor andere winkels te verstoren. De winkel draagt de kosten van de controle, tenzij daaruit een wezenlijke tekortkoming van Repairflow blijkt.

12. Aansprakelijkheid en overige bepalingen

Voor aansprakelijkheid onder deze overeenkomst gelden de beperkingen uit de algemene voorwaarden, voor zover de AVG dat toestaat. Elke partij draagt de boetes die een toezichthouder haar oplegt voor haar eigen tekortkomingen.

Deze overeenkomst gaat bij strijdigheid vóór de algemene voorwaarden, maar alleen voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft. Wijzigingen in deze overeenkomst kondigt Repairflow minstens dertig dagen vooraf aan, op dezelfde manier als wijzigingen in de algemene voorwaarden. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.