1. Over deze verklaring
Repairflow is software voor reparatiewinkels. Winkels houden er hun reparaties, klanten, kassa, facturen en agenda in bij. Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang en welke rechten je hebt.
Er zijn twee rollen:
- Voor de gegevens van winkels zelf (het account, de medewerkers, de facturatie van het abonnement) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Daarover gaan de artikelen 2 tot en met 6 en 8 tot en met 10.
- Voor de gegevens die een winkel over haar eigen klanten in Repairflow zet is de winkel verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Daarover gaat artikel 7, en de verwerkersovereenkomst die onderdeel is van onze algemene voorwaarden.
Ben je klant van een reparatiewinkel die Repairflow gebruikt? Dan is die winkel je aanspreekpunt voor vragen over je gegevens. Artikel 7 legt uit wat wij in opdracht van de winkel doen.
2. Welke gegevens wij van winkels verwerken
Accountgegevens. Bij het aanmaken van een account: naam van de winkel, naam van de eigenaar, e-mailadres, telefoonnummer en wachtwoord. Daarna, als de winkel ze invult: adres, website, logo, KvK-nummer, btw-nummer, IBAN en openingstijden. Deze gegevens staan op de bonnen, facturen en e-mails die de winkel vanuit Repairflow verstuurt.
Medewerkers. Naam, e-mailadres, telefoonnummer, rol en wachtwoord van de medewerkers die de winkel uitnodigt. De winkel bepaalt wie zij uitnodigt en welke rechten iemand krijgt.
Abonnement en betaling. Welk abonnement de winkel heeft, de status ervan en de factuurhistorie. De betaling zelf loopt via Stripe; wij slaan geen kaart- of rekeningnummers op.
Gebruik en beveiliging. Een activiteitenlog per winkel (wie wat wanneer deed, met IP-adres en browsergegevens), technische logboeken van de servers (tijdstip, pad, status en duur), en records om misbruik tegen te gaan, zoals het aantal mislukte inlogpogingen per adres.
Contact. E-mails die je naar ons stuurt en ons antwoord daarop.
Portaalaccounts. Het e-mailadres en de inlogverzoeken van een klant die via het klantportaal inlogt. Zo’n account is niet aan één winkel gebonden en valt daarom onder onze eigen verantwoordelijkheid; wat de klant in het portaal van een winkel ziet, valt onder artikel 7.
3. Waarvoor en op welke grond
| Doel | Gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| De dienst leveren: inloggen, de app laten werken, bonnen en e-mails versturen namens de winkel | Account, medewerkers | Uitvoering van de overeenkomst |
| Het abonnement factureren en innen | Abonnement en betaling | Uitvoering van de overeenkomst, wettelijke bewaarplicht |
| Beveiligen, storingen opsporen, misbruik tegengaan | Gebruik en beveiliging | Gerechtvaardigd belang: een veilige en werkende dienst |
| Vragen beantwoorden en support geven | Contact | Uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang |
| Belangrijke berichten over de dienst sturen, zoals een wijziging van de voorwaarden of een storing | Accountgegevens | Uitvoering van de overeenkomst |
Wij gebruiken de gegevens van winkels niet voor advertenties en verkopen ze niet door. Wij sturen geen nieuwsbrieven zonder dat je daarom gevraagd hebt.
4. Hoe lang wij gegevens bewaren
- Account en medewerkers: zolang de overeenkomst loopt. Na het einde van de overeenkomst verwijderen wij de gegevens van de winkel uiterlijk 60 dagen later (de eerste 30 dagen kun je nog een kopie opvragen), tenzij een wet ons verplicht iets langer te bewaren.
- Facturen van het abonnement: zeven jaar, de fiscale bewaarplicht.
- Technische logboeken van de servers: 90 dagen.
- Activiteitenlog en beveiligingsrecords: zolang het account bestaat; ze horen bij de gegevens van de winkel en gaan mee in de verwijdering hierboven.
- Back-ups: wij maken elke nacht een back-up van de database. Een back-up wordt na 30 dagen automatisch verwijderd. Gegevens die uit de app verwijderd zijn, kunnen dus nog maximaal 30 dagen in een back-up staan.
- E-mails aan support: zolang nodig om je te helpen, met een maximum van twee jaar.
5. Wie er bij gegevens kunnen
Alleen degenen die het voor hun werk nodig hebben: de ontwikkelaars en beheerders van Repairflow, en de dienstverleners hieronder. Wij delen gegevens met niemand anders, tenzij een wet of een rechter ons daartoe verplicht.
| Dienstverlener | Wat | Waar |
|---|---|---|
| Amazon Web Services (AWS) | Servers, bestandsopslag voor foto’s en logo’s, back-ups, logboeken en het versturen van e-mail | Ierland (regio eu-west-1) |
| MongoDB Atlas | De database | Europese Unie |
| Stripe | Betaling van het abonnement | Ierland, met doorgifte naar de Verenigde Staten onder het EU-US Data Privacy Framework |
| OpenAI | De AI-functies: het verbeteren van een tekst in een reparatie, de hulpchat in de app en de publieke hulpchatbot op de pagina waar klanten een reparatie volgen. Alleen de tekst die daarvoor ingevoerd wordt; gesprekken worden niet opgeslagen. OpenAI gebruikt deze gegevens niet om modellen te trainen en bewaart ze maximaal 30 dagen. | Verenigde Staten, onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie |
Een winkel kan daarnaast haar eigen diensten aan Repairflow koppelen, zoals een Mollie-account voor betaallinks of een groothandelsaccount voor onderdelen. Die overeenkomsten sluit de winkel zelf; wij bewaren alleen de versleutelde koppeling.
6. Jouw rechten als winkel
Je kunt ons vragen om inzage in je gegevens, om ze te corrigeren, te verwijderen of over te dragen, en om een verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken. De meeste gegevens kun je zelf bekijken en aanpassen in de instellingen van de app. Voor de rest mail je ons; we reageren binnen een maand.
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Gegevens van klanten van winkels
Een winkel zet gegevens van haar klanten in Repairflow: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, soms een geboortedatum of bedrijfsgegevens, het toestel met serienummer of IMEI en een eventuele toegangscode, foto’s van het toestel, handtekeningen, reparatiehistorie, bonnen, facturen, betalingen en afspraken. Als de winkel het klantportaal aanzet, kan een klant daar zelf inloggen en zijn reparaties, documenten en gegevens zien.
Voor al deze gegevens geldt:
- De winkel bepaalt welke gegevens zij vastlegt, hoe lang zij ze bewaart en wie ze te zien krijgt. De winkel is verwerkingsverantwoordelijke.
- Wij verwerken ze alleen in opdracht van de winkel om de dienst te leveren: opslaan, tonen in de app, versturen van de e-mails die de winkel instelt, back-ups en beveiliging. Wij kijken niet in deze gegevens, behalve als een winkel ons daar bij een supportvraag om vraagt, en wij gebruiken ze nooit voor eigen doelen.
- De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst, die onderdeel is van onze algemene voorwaarden. Daarin staan ook de dienstverleners uit artikel 5, de beveiliging en wat er gebeurt bij een datalek.
- Wil je als klant van een winkel je gegevens inzien, laten corrigeren of verwijderen? Neem contact op met de winkel. Komt een verzoek rechtstreeks bij ons binnen, dan sturen wij het door naar de winkel.
8. Beveiliging
Verbindingen met Repairflow zijn versleuteld (TLS). Wachtwoorden slaan wij alleen gehasht op. Koppelingen met andere diensten bewaren wij versleuteld. Wij maken elke nacht een back-up, bewaken de dienst met alarmen en houden logboeken bij om misbruik op te sporen. De toegang tot productiegegevens is beperkt tot wie die nodig heeft.
Mocht er ondanks dat een datalek zijn, dan informeren wij de betrokken winkels zonder onredelijke vertraging en helpen wij hen bij een eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Cookies en lokale opslag
Deze website gebruikt geen cookies en geen analysesoftware. Klik je op de telefoon de balk “Gratis proberen” weg, dan onthoudt je browser alleen dat (in de lokale opslag), zodat hij niet terugkomt; dat gegeven verlaat je toestel niet.
De app en het klantportaal gebruiken alleen wat nodig is om te werken: een inlogtoken, je taal- en themakeuze, een paar weergavevoorkeuren en een tijdelijke kopie van de bon die je aan de kassa aan het maken bent. Die staan in de browser van de gebruiker. De app laadt lettertypen en iconen van Google Fonts, cdnjs, jsDelivr en Font Awesome; die diensten zien daarbij het IP-adres van de gebruiker, verder niets. Er zijn geen trackingcookies, geen advertentiecookies en geen statistieken van derden. Een cookiebanner is daarom niet nodig.
10. Wijzigingen
Als wij deze verklaring wijzigen, zetten wij de nieuwe versie op deze pagina met een nieuwe ingangsdatum. Bij een wijziging die voor winkels van belang is, sturen wij vooraf een e-mail naar het accountadres.