Dit hoofdstuk gaat over de hulpmiddelen die overal in de app bij de hand zijn. De Kennisbank is de eigen naslag van je winkel, het Helpcentrum beantwoordt vragen over Repairflow zelf, de bel toont je meldingen en met zoeken vind je snel een reparatie, klant of pagina.
Waar je het vindt
Rechtsboven in elke pagina staan de bel, het vraagteken en je avatar. Het vraagteken opent een menu met:
- Kennisbank: de naslag van je winkel.
- Help: het Helpcentrum, ook te vinden in Instellingen in de groep Systeem.
- Handleiding: opent in een nieuw tabblad het hoofdstuk van deze handleiding op repairflow.eu dat bij de pagina hoort waar je bent.
- Wat is nieuw, met het versienummer van Repairflow, bijvoorbeeld 2.0. Dit opent in een nieuw tabblad de pagina op repairflow.eu waar per versie staat wat er veranderd is.
Het zoekveld Zoeken… staat bovenin de zijbalk.
De kennisbank gebruiken
In de kennisbank schrijft je winkel zelf handleidingen, oplossingen en winkelbeleid op, zodat het hele team ze kan nalezen. Alleen je eigen winkel ziet deze items.
Zoeken en filteren
- Typ in het zoekveld een woord uit de titel, de tags of het toestelmodel.
- Kies een categorie: Elektrisch, Mechanisch, Software, Onderdelen of Beleid.
- Kies de status: Alle, Concept of Gepubliceerd.
- Klik op Wissen om alle filters terug te zetten.
De filters blijven bewaard als je de pagina herlaadt.
Een item lezen
Klik op een rij. Aan de rechterkant opent een lade met de categorie, de status, het probleem, de oplossing, het toestelmodel, de tags en de bijlagen.
Een kennisitem maken of wijzigen
- Klik op Nieuw item in de paginakop.
- Vul Titel en Categorie in en kies de status. Een nieuw item staat standaard op Concept.
- Beschrijf het probleem (optioneel) en de oplossing (verplicht).
- Vul eventueel het toestelmodel en tags in, gescheiden door komma’s.
- Sleep bijlagen in het vak of kies ze: afbeeldingen (jpg, png, webp, gif) en pdf’s.
- Klik op Item aanmaken.
Wijzigen doe je met Bewerken in de lade of in de lijst, en daarna Wijzigingen opslaan. Bijlagen die je bij het bewerken toevoegt of weghaalt, worden meteen opgeslagen. Verwijderen vraagt eerst om bevestiging en verwijdert het item met al zijn bijlagen.
Let op: ook een concept is voor het hele team zichtbaar in de lijst. Gebruik de status om aan te geven wat nog niet af is.
Het Helpcentrum
Het Helpcentrum is een chat met een assistent die vragen over Repairflow beantwoordt.
- Typ je vraag in het veld Je vraag.
- Klik op Verzenden of druk op Enter.
De assistent antwoordt uit de documentatie van Repairflow. Hij kent de kennisbank van je winkel niet en heeft geen toegang tot je reparaties of klanten. Elke vraag staat op zichzelf; het gesprek wordt nergens opgeslagen en kan fouten bevatten. Wissel je de taal van de app, dan begint het gesprek opnieuw.
Meldingen via de bel
De bel toont een teller met het aantal ongelezen meldingen. Meldingen komen direct binnen, zonder dat je de pagina hoeft te herladen. Je krijgt onder meer een melding bij:
- een statuswijziging van een reparatie;
- een product dat op of onder de minimale voorraad komt;
- een nieuwe aanvraag via online boeken;
- een gezette handtekening of nieuwe foto’s van de klant;
- een ontvangen onderdeel, een betaling of andere gebeurtenissen aan de kassa.
Klik op een melding om hem als gelezen te markeren en naar het onderwerp te gaan, bijvoorbeeld de reparatie of de factuur. Met Alles als gelezen markeren markeer je alles in één keer. Gelezen geldt alleen voor jou: je collega’s zien de melding nog als ongelezen.
Meldingen over diensten en verlof zijn persoonlijk: alleen de collega om wie het gaat ziet ze. De tekst van meldingen staat in de taal die je bij E-mailtaal hebt gekozen. Meldingen worden na 90 dagen automatisch verwijderd.
Zoeken in de hele app
- Klik op Zoeken… bovenin de zijbalk of druk op Ctrl K (op een Mac ⌘ K).
- Typ wat je zoekt. Je vindt reparaties, klanten, medewerkers, producten en pagina’s.
- Loop met de pijltjestoetsen door de resultaten en druk op Enter om er een te openen.
Begin je zoekopdracht met een schuine streep, dan kies je eerst waarin je zoekt, bijvoorbeeld alleen in reparaties of alleen in klanten. Escape sluit het venster.
Wie mag wat
- Eigenaar en manager: kennisitems maken, wijzigen en verwijderen.
- Monteur: de kennisbank lezen.
- Iedereen: het Helpcentrum, de meldingen en zoeken.
Tips
- Zet vaste oplossingen voor veelvoorkomende reparaties in de kennisbank, met foto’s of een pdf erbij.
- Gebruik tags voor toestellen en onderdelen; daarop zoekt de kennisbank.
- Gebruik Ctrl K om snel een reparatie te vinden op klantnaam of referentienummer.
- Kijk na een update bij Wat is nieuw wat er is veranderd.
Bijgewerkt op