Kort antwoord
Op een goede werkbon staan de gegevens van de klant, het toestel met IMEI- of serienummer, de klacht in de woorden van de klant, de staat bij binnenkomst, wat je gaat doen, de prijs of een richtprijs, wanneer het klaar is en je voorwaarden. Laat de klant tekenen en geef hem een referentienummer mee. Een werkbon is niet wettelijk verplicht, maar het is je bewijs als er later discussie komt.
De werkbon is het eerste papier, of scherm, dat een klant van je ziet. Hij maakt van een toestel op de balie een afspraak: wat er mis is, wat je gaat doen, wat het kost en wanneer het klaar is. Wie hem goed invult, voorkomt de meeste discussies voordat ze beginnen.
Waarom een werkbon
- Het is je geheugen. Na een drukke week weet niemand meer welke telefoon al een kras had of welke klant om een origineel scherm vroeg.
- Het is je bewijs. Bij een klacht of een garantieclaim telt wat je hebt vastgelegd, niet wat je je herinnert.
- Het voorkomt verwisseling. Met een referentienummer op het toestel en op de bon van de klant geef je nooit het verkeerde toestel mee.
Wat erop moet
De klant
- naam, telefoonnummer en e-mailadres;
- bij een zakelijke klant de bedrijfsnaam, en eventueel btw-nummer en KvK-nummer voor de factuur.
Vraag niet meer dan je nodig hebt. Een geboortedatum of een kopie van een identiteitsbewijs hoort niet op een werkbon voor een reparatie.
Het toestel
- merk, model en kleur;
- IMEI- of serienummer, zodat je zeker weet dat het om hetzelfde toestel gaat;
- wat er is meegegeven: hoesje, simkaart, geheugenkaart, oplader.
De klacht en de staat
- De klacht in de woorden van de klant. “Scherm doet niets na val” zegt meer dan “schermreparatie”.
- De staat bij binnenkomst: krassen, deuken, een gebogen behuizing, vochtindicatoren. Maak er foto’s van.
- Wat het toestel nog wel doet. Gaat het aan, laadt het, werkt de camera? Een korte checklist maakt dit snel en vergelijkbaar.
Het werk en de prijs
- wat je gaat doen, en met welk onderdeel: origineel of compatibel;
- de prijs, of een richtprijs als je nog moet onderzoeken;
- of onderzoek apart kost als de klant daarna afziet van de reparatie;
- een eventuele aanbetaling.
Spreek je geen prijs af, dan is de klant volgens de wet een redelijke prijs verschuldigd. Dat is precies het soort discussie dat je met een werkbon voorkomt.
Termijn en voorwaarden
- wanneer het naar verwachting klaar is;
- je garantie: hoe lang, en wat er niet onder valt;
- dat de klant zelf een back-up maakt en dat je niet verantwoordelijk bent voor gegevens;
- hoe lang je het toestel bewaart als het niet wordt opgehaald.
Laten tekenen
Laat de klant de werkbon tekenen na het invullen. Daarmee bevestigt hij de staat van het toestel, de prijs en je voorwaarden. Gaat er tijdens de reparatie iets veranderen, zoals een hogere prijs of een ander onderdeel, leg dan ook dat akkoord vast. Een telefoontje is prima, als je noteert wanneer en met wie je hebt gesproken.
Het referentienummer
Geef elke reparatie een kort, uniek nummer. Zet het op een label aan het toestel of het zakje, en op de bon die de klant meekrijgt. Komt de klant terug, dan zoek je op dat nummer en heb je alles in één keer voor je.
Een voorbeeld
| Onderdeel | Voorbeeld |
|---|---|
| Klant | J. de Vries, 06 12345678 |
| Toestel | iPhone 13, blauw, IMEI 35 123456 789012 3 |
| Meegegeven | hoesje, geen simkaart |
| Klacht | scherm zwart na val, trilt wel bij bellen |
| Staat | kras op achterkant links, hoek rechtsonder gedeukt |
| Werk | scherm vervangen, compatibel onderdeel |
| Prijs | € 129,00 inclusief btw |
| Klaar | morgen na 14:00 |
| Garantie | 3 maanden op scherm en arbeid, niet bij val of vocht |
Met zo’n werkbon weet iedereen achter de balie waar hij aan toe is, ook de collega die het toestel morgen meegeeft.
Vaak gevraagd
Is een werkbon verplicht?
Nee, de wet schrijft geen werkbon voor. Wel moet je de klant vooraf duidelijk informeren over onder meer de prijs, en een factuur of bon geven als hij betaalt. De werkbon is de makkelijkste manier om te laten zien wat je hebt afgesproken.
Wat als de reparatie duurder wordt dan ik had gezegd?
Bel de klant voordat je verder gaat. Noem je een richtprijs, dan mag je daar bij een consument volgens de wet niet meer dan tien procent boven gaan (artikel 7:752 BW). Zet het akkoord van de klant op de werkbon, met datum en tijd.
Moet de klant tekenen?
Het hoeft niet, maar het helpt. Met een handtekening kan de klant later niet zeggen dat hij de staat van het toestel, de prijs of je voorwaarden niet kende. Een handtekening op een tablet of via een link in de mail telt net zo goed als een op papier.
Hoe lang bewaar ik werkbonnen?
Een werkbon die bij een factuur of bon hoort, is onderdeel van je administratie. Die bewaar je zeven jaar. Ook voor garantieclaims is het handig om hem minstens zo lang te hebben als je garantie loopt.
Deze gids is met zorg geschreven en gecontroleerd, maar is geen juridisch advies. Twijfel je over je eigen situatie, vraag het dan aan een jurist of het Juridisch Loket.
