Kort antwoord
Ja, als je de code nodig hebt om de reparatie te doen of te testen, en de klant hem vrijwillig geeft. Vraag hem alleen dan, bewaar hem niet op een briefje aan het toestel, laat alleen wie aan het toestel werkt hem zien en verwijder hem als de reparatie klaar is. Kijk niet verder in het toestel dan nodig is. Zo voldoe je aan de AVG en houd je het vertrouwen van je klant.
Een telefoon is het meest persoonlijke wat een klant je kan geven. Er staan foto’s, berichten, bankapps en wachtwoorden op. Om een reparatie goed te testen, heb je soms de code nodig. Hoe ga je daar netjes mee om?
Wat de AVG vraagt
Een toegangscode, het toestel en de gegevens van de klant zijn persoonsgegevens. Als winkel ben je verantwoordelijk voor hoe je ermee omgaat. Voor een reparatiewinkel komt de AVG neer op vier dingen:
- Alleen wat nodig is. Vraag een code alleen als je hem nodig hebt voor de reparatie of de test.
- Een duidelijk doel. Gebruik de code alleen daarvoor, en niet om in het toestel rond te kijken.
- Goed beveiligd. Alleen wie aan het toestel werkt, kan de code zien.
- Niet langer dan nodig. Na de reparatie verwijder je de code.
Wanneer heb je de code nodig
- Wel nodig: om na een schermreparatie touch, Face ID of de camera te testen, of bij software- en dataproblemen.
- Vaak niet nodig: bij een batterij of laadpoort kun je veel testen op het vergrendelscherm.
- Alternatief: laat de klant na de reparatie zelf ontgrendelen en samen met jou de functies controleren.
Vraag de code dus niet standaard bij elke intake, maar alleen als het voor die reparatie nodig is.
Bewaren zonder risico
- Niet op een briefje aan het toestel en niet op het label of het zakje. Iedereen die door de werkplaats loopt, kan het lezen.
- Niet in een gedeeld schrift of een whatsappgroep van het team.
- Wel in je systeem, bij de reparatie, waar alleen je team bij kan met een eigen account.
- Verwijder de code zodra het toestel is meegegeven.
In het toestel
Kijk niet verder dan je nodig hebt. Open geen foto’s, berichten of apps die niets met de reparatie te maken hebben. Moet je toch iets openen om te testen, zoals de camera, vertel het de klant vooraf.
Adviseer de klant om vóór de reparatie een back-up te maken. Zet op je werkbon dat je niet verantwoordelijk bent voor verlies van gegevens. Dat is geen vrijbrief om slordig te werken, maar het voorkomt discussie als een toestel na een val niet meer opstart.
Je team
Spreek met iedereen achter de balie af hoe jullie met codes en toestellen omgaan, en leg het op één A4 vast. Geef iedereen een eigen account in je systeem, zodat je kunt zien wie wat heeft gedaan.
Als het misgaat
Raakt een toestel met gegevens kwijt, of heeft iemand zonder reden gegevens van een klant bekeken, dan kan dat een datalek zijn. Een datalek met een risico voor de klant meld je binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Is het risico groot, dan informeer je ook de klant. Noteer elk incident, ook als je het niet hoeft te melden.
Vaak gevraagd
Mag ik een reparatie weigeren als de klant zijn code niet geeft?
Je mag zeggen dat je de reparatie dan niet volledig kunt testen. Leg dat vast op de werkbon. Veel reparaties, zoals een scherm of batterij, kun je ook zonder code doen en grotendeels testen. Laat de klant dan na de reparatie zelf ontgrendelen en samen met jou controleren.
Mag ik foto's van het toestel maken?
Ja, van de buitenkant en de staat van het toestel. Maak geen foto's van wat er op het scherm staat, zoals berichten of foto's van de klant, tenzij dat voor de reparatie echt nodig is en de klant het weet.
Hoe lang mag ik klantgegevens bewaren?
Zo lang als je ze nodig hebt. Gegevens die bij je administratie horen, zoals facturen, bewaar je zeven jaar. Een toegangscode heb je na de reparatie niet meer nodig, die verwijder je dus meteen.
Wat moet ik regelen met mijn softwareleverancier?
Als je software klantgegevens voor je opslaat, verwerkt de leverancier persoonsgegevens namens jou. Daarvoor sluit je een verwerkersovereenkomst. Een goede leverancier biedt die standaard aan.
Deze gids is met zorg geschreven en gecontroleerd, maar is geen juridisch advies. Twijfel je over je eigen situatie, vraag het dan aan een jurist of het Juridisch Loket.
