Kort antwoord
Stuur eerst een vriendelijke herinnering. Betaalt een particuliere klant daarna nog niet, stuur dan een veertiendagenbrief, een aanmaning die de klant veertien dagen geeft en noemt welke incassokosten er volgen. Pas als die termijn voorbij is, mag je incassokosten rekenen, volgens een vaste staffel met een minimum van € 40. Bij zakelijke klanten hoeft die brief niet.
De meeste klanten betalen bij het ophalen. Maar een zakelijke klant met een factuur op rekening, of een particulier die “het straks overmaakt”, vergeet het soms. Hoe krijg je je geld, zonder de klant kwijt te raken?
Begin bij voorkomen
De beste openstaande factuur is er een die nooit ontstaat:
- Laat afrekenen bij het ophalen. Zolang het toestel bij jou is, hoef je het niet mee te geven voordat er betaald is.
- Vraag een aanbetaling als je dure onderdelen moet bestellen.
- Zet een betaallink op de factuur. Een klant die met twee tikken kan betalen, doet het sneller.
- Noem een duidelijke betaaltermijn, bijvoorbeeld veertien dagen.
Stap 1: een vriendelijke herinnering
Een paar dagen na de vervaldatum stuur je een korte herinnering. Noem het factuurnummer, het bedrag en hoe de klant kan betalen. Ga ervan uit dat hij het vergeten is, want meestal is dat zo.
Stap 2: een tweede herinnering of een telefoontje
Blijft het stil, stuur dan een tweede, iets stelligere herinnering, of bel even. Een telefoontje lost vaak meer op dan drie mails: misschien is er iets mis met de reparatie, of zit de klant krap.
Stap 3: de veertiendagenbrief
Wil je bij een particuliere klant incassokosten rekenen, dan moet je eerst een veertiendagenbrief sturen (artikel 6:96 lid 6 BW). Die aanmaning moet:
- worden verstuurd nadat de betaaltermijn verstreken is;
- de klant veertien dagen geven om te betalen, gerekend vanaf de dag na ontvangst;
- het bedrag van de incassokosten noemen dat de klant moet betalen als hij niet op tijd betaalt.
Omdat de termijn telt vanaf ontvangst, houden veel ondernemers voor de zekerheid vijftien dagen na verzending aan. Zorg dat je kunt aantonen dat de brief is aangekomen. Betaalt de klant binnen de termijn, dan zijn er geen incassokosten verschuldigd.
Hoeveel incassokosten mag je rekenen?
De hoogte ligt vast in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Je rekent een percentage over het openstaande bedrag, met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775. Bij particuliere klanten mag je niet meer vragen dan deze staffel, ook niet als je dat in je voorwaarden hebt gezet.
Een factuur van € 250 levert dus € 40 aan incassokosten op, een factuur van € 1.000 € 150. Reken het uit met de rekenhulp hieronder.
Bovenop de incassokosten mag je wettelijke rente rekenen over het openstaande bedrag, vanaf het moment dat de klant te laat is. Voor consumenten geldt de wettelijke rente, voor bedrijven de hogere handelsrente. De actuele percentages staan op de website van de Rijksoverheid.
Zakelijke klanten
Bij een bedrijf als klant hoef je geen veertiendagenbrief te sturen. Is de betaaltermijn verstreken, dan ben je meteen incassokosten verschuldigd, ook volgens de staffel. Met een zakelijke klant mag je in je voorwaarden andere afspraken maken. Een vriendelijke herinnering vooraf houdt de relatie wel zo goed.
En als het daarna nog niet betaald wordt
Dan heb je drie mogelijkheden: zelf blijven bellen, een incassobureau inschakelen, of via de kantonrechter. Voor elk ervan helpt het als je alles netjes hebt bijgehouden: de factuur, elke herinnering met de datum, de veertiendagenbrief en het bewijs dat hij is aangekomen.
Rekenhulp: incassokosten
Vul het openstaande bedrag in, inclusief btw. Je ziet direct wat je volgens de wet maximaal aan incassokosten mag vragen.
- Maximale incassokosten
- Samen te vorderen, zonder rente
Ben je btw-plichtig, dan reken je over de incassokosten geen btw. Wettelijke rente komt er nog bij.
| Over het deel van de hoofdsom | Percentage |
|---|---|
| tot € 2.500 | 15 % |
| van € 2.500 tot € 5.000 | 10 % |
| van € 5.000 tot € 10.000 | 5 % |
| van € 10.000 tot € 200.000 | 1 % |
| boven € 200.000 | 0,5 % |
| Minimaal € 40, maximaal € 6.775. | |
Vaak gevraagd
Mag ik ook incassokosten rekenen bij een kleine factuur?
Ja. Het minimum is € 40, ook als de factuur zelf lager is. Bij een particuliere klant pas nadat de termijn uit de veertiendagenbrief verstreken is. Vraag je meer dan de staffel toestaat, dan kan de klant dat deel aanvechten.
Moet ik btw rekenen over de incassokosten?
Ben je btw-plichtig, zoals bijna elke reparatiewinkel, dan reken je over de incassokosten geen btw. Je kunt de btw op je eigen kosten immers al aftrekken.
De klant zegt dat hij de factuur nooit gekregen heeft. En nu?
Stuur hem opnieuw, met een nieuwe, redelijke betaaltermijn, en zorg dat je kunt aantonen dat hij aankwam. Voor de veertiendagenbrief moet jij kunnen bewijzen dat hij is ontvangen, dus verstuur die aangetekend of op een manier waarvan je een bevestiging hebt.
Mag ik het toestel houden tot er betaald is?
Ja, zolang het toestel nog bij jou is. Dat heet het retentierecht. Daarom is betalen bij het ophalen de makkelijkste manier om openstaande facturen te voorkomen.
Deze gids is met zorg geschreven en gecontroleerd, maar is geen juridisch advies. Twijfel je over je eigen situatie, vraag het dan aan een jurist of het Juridisch Loket.
