Kort antwoord
Kies een rustig moment, het liefst het begin van een maand of kwartaal. Richt eerst je winkel in, test met een proefreparatie en leer je team de intake. Laat open reparaties in je oude systeem uitlopen en neem nieuwe reparaties op in het nieuwe. Houd je oude systeem nog een tijd bij de hand voor garantievragen en je administratie, die je zeven jaar bewaart.
Een nieuw systeem kiezen is het makkelijke deel. Overstappen terwijl de winkel gewoon open is, vraagt om een plan. Met deze stappen merkt je klant er niets van, en jij na twee weken ook niet meer.
Stap 1: kies het moment
Stap over op een rustig moment. Niet in de week voor de kerst of als de nieuwe iPhone net uit is. Het begin van een maand of kwartaal is handig voor je boekhouder: je omzet staat dan per periode in één systeem.
Stap 2: richt je winkel in
Doe dit voordat je de eerste klant helpt:
- winkelgegevens, logo, openingstijden en btw-tarief;
- je reparatiecategorieën, zoals scherm, batterij en laadpoort;
- je voorwaarden voor de werkbon en je garantietekst;
- de mails die klanten krijgen, zoals de bevestiging en de melding dat het toestel klaar is;
- je team, met voor iedereen een eigen account.
Stap 3: zet over wat je echt nodig hebt
Neem niet alles mee. Een overstap is ook een kans om op te ruimen.
| Wat | Meenemen? |
|---|---|
| Open reparaties | Nee, laat ze uitlopen in het oude systeem |
| Vaste en zakelijke klanten | Ja |
| Overige klanten | Bij hun volgende bezoek |
| Producten en voorraad | Ja, met een telling op de dag van de overstap |
| Openstaande facturen | Nee, laat ze in het oude systeem tot ze betaald zijn |
| Oude reparaties en bonnen | Nee, bewaar het oude systeem of een export |
Stap 4: test met een proefreparatie
Werk één reparatie van begin tot eind door, met een collega als klant:
- intake met toestel, klacht en foto’s;
- handtekening en label;
- de status aanpassen en de mail aan de klant controleren;
- afrekenen aan de kassa, met pin en contant;
- de bon printen of mailen.
Zo ontdek je dingen als een printer die niet goed staat of een mail met een tikfout, voordat een echte klant ze ziet.
Stap 5: leer je team de intake
De intake is waar het meeste werk zit en waar fouten het meest kosten. Laat iedereen een paar proefreparaties invoeren. Spreek af wat er altijd bij moet: IMEI-nummer, staat van het toestel, telefoonnummer van de klant.
Stap 6: de eerste twee weken
- Neem alle nieuwe reparaties op in het nieuwe systeem.
- Handel open reparaties af in het oude systeem.
- Tel aan het eind van elke dag de kassa en vergelijk met het systeem.
- Houd een lijstje bij van wat schuurt, en los het aan het eind van de week op.
Het oude systeem
Zeg je oude systeem niet meteen op. Je hebt het nog nodig voor garantievragen over oude reparaties en voor je administratie, die je zeven jaar moet bewaren. Kun je een export maken van je bonnen, facturen en klanten, doe dat dan voordat je abonnement afloopt.
Vaak gevraagd
Moet ik al mijn klanten overzetten?
Niet per se. Veel winkels zetten alleen de vaste en zakelijke klanten over. Een klant die na de overstap binnenkomt, leg je vast bij zijn eerste nieuwe reparatie. Zo begin je met een schone lijst.
Wat doe ik met openstaande facturen?
Laat ze in je oude systeem staan tot ze betaald zijn. Zo blijven je nummering en je administratie kloppen. Nieuwe facturen maak je in het nieuwe systeem, met een eigen nummerreeks.
Hoe lang duurt een overstap?
Het inrichten zelf kost meestal een middag. Reken daarna op een week of twee voordat iedereen achter de balie zonder nadenken in het nieuwe systeem werkt.
Wat als het nieuwe systeem toch niet bevalt?
Gebruik de proefperiode om dat vroeg te ontdekken. Werk een paar echte reparaties van begin tot eind door, inclusief afrekenen, voordat je je oude systeem opzegt.
Deze gids is met zorg geschreven en gecontroleerd, maar is geen juridisch advies. Twijfel je over je eigen situatie, vraag het dan aan een jurist of het Juridisch Loket.
